Secretario - Secretary

Desfile de ropa de secretaria / oficinista en Nordiska Kompaniet , Suecia 1952.

Un secretario , un profesional administrativo o un asistente personal es una persona cuyo trabajo consiste en apoyar a la gerencia , incluidos los ejecutivos, utilizando una variedad de habilidades de gestión de proyectos , comunicación u organización . Sin embargo, esta función no debe confundirse con la función de un secretario ejecutivo , que se diferencia de un asistente personal.

Las funciones de un asistente personal pueden llevarse a cabo en su totalidad para ayudar a otro empleado o pueden ser en beneficio de más de uno. En otras situaciones, un secretario es un funcionario de una sociedad u organización que se ocupa de la correspondencia , admite nuevos miembros y organiza reuniones y eventos oficiales.

Deberes y funciones

Una secretaria, también conocida como asistente personal (PA) o asistente administrativo , puede tener muchas tareas administrativas. El título "secretaria" no se usa con tanta frecuencia como en décadas pasadas, y las responsabilidades han evolucionado en respuesta a la era tecnológica, requiriendo conocimientos en software como el paquete de aplicaciones Microsoft Office . Los deberes pueden variar según la naturaleza y el tamaño de la empresa u organización, y pueden incluir la gestión de presupuestos, la contabilidad, la atención de llamadas telefónicas, el manejo de visitantes, el mantenimiento de sitios web, los arreglos de viaje y la preparación de informes de gastos. Los secretarios también pueden gestionar todos los detalles administrativos de la organización de una conferencia o reunión de alto nivel y ser responsables de organizar el catering para una reunión a mediodía. A menudo, los ejecutivos le pedirán a su asistente que tome las minutas de las reuniones y prepare los documentos de la reunión para su revisión. Además de las actas, el secretario puede ser responsable de mantener todos los registros oficiales de una empresa u organización. Una secretaria también se considera un "director de oficina".

Etimología

El término se deriva de la palabra latina secernere , "distinguir" o "apartar", el participio pasivo ( secretum ) que significa "habiendo sido apartado", con la eventual connotación de algo privado o confidencial, como con la palabra inglesa secreto. Un secretario era una persona, por lo tanto, que supervisaba los negocios de manera confidencial, generalmente para un individuo poderoso (un rey, un papa, etc.). Como los deberes de un secretario moderno a menudo incluyen el manejo de información confidencial, el significado literal de su título sigue siendo cierto.

Origen

Desde el Renacimiento hasta finales del siglo XIX, los hombres involucrados en la correspondencia diaria y las actividades de los poderosos asumieron el título de secretarios.

Con el tiempo, como muchos títulos, el término se aplicó a más y variadas funciones, dando lugar a títulos compuestos para especificar mejor varios trabajos de secretaría, como secretario general o secretario de finanzas . Sólo "secretaria" se siguió utilizando como abreviatura cuando estaba claro en el contexto o para puestos relativamente modestos, como asistente administrativo de los oficiales a cargo, ya sea individualmente o como miembro de una secretaría. A medida que estos puestos menos influyentes se volvieron más femeninos y comunes con la multiplicación de burocracias en los sectores público y privado, también se acuñaron nuevas palabras para describirlos, como asistente personal .

Desarrollos modernos

En las décadas de 1840 y 1850, surgieron escuelas comerciales para capacitar a los estudiantes masculinos y femeninos en las habilidades necesarias para trabajar en un puesto de oficina. En 1870, Sir Isaac Pitman fundó una escuela donde los estudiantes podían calificar como escritores taquigráficos de "hombres profesionales y comerciales". Originalmente, esta escuela era solo para estudiantes varones. En 1871, había más de 150 escuelas de este tipo en funcionamiento en los Estados Unidos, un número que creció hasta 500 en la década de 1890.

En la década de 1880, con la invención de la máquina de escribir , más mujeres comenzaron a ingresar al campo y durante los próximos años, especialmente desde la Primera Guerra Mundial , el papel de secretaria se ha asociado principalmente con las mujeres. En la década de 1930, menos hombres ingresaban al campo de las secretarias.

En un esfuerzo por promover el profesionalismo entre los secretarios de los Estados Unidos , en 1942 se creó la Asociación Nacional de Secretarios . Hoy en día, esta organización se conoce como la Asociación Internacional de Profesionales Administrativos (IAAP). La organización desarrolló la primera prueba estandarizada para trabajadores de oficina llamada Examen de Secretarios Profesionales Certificados (CPS). Se administró por primera vez en 1951.

A mediados del siglo XX, la necesidad de secretarias era grande y las oficinas y organizaciones contaban con grandes grupos de secretarios . En algunos casos, la demanda fue lo suficientemente grande como para estimular la contratación de secretarias del extranjero; en particular, a menudo había una demanda constante de mujeres jóvenes británicas para que vinieran a los Estados Unidos y ocuparan puestos de secretaría temporales o permanentes. Se crearon varias organizaciones para ayudar a los secretarios de países extranjeros, incluida la Sociedad de Secretarios Internacionales y la Asociación de Secretarios Británicos en América .

En 1952, Mary Barrett, presidenta de la Asociación Nacional de Secretarios, C. King Woodbridge, presidente de Dictaphone Corporation, y el empresario estadounidense Harry F. Klemfuss crearon un feriado especial para el Día de la Secretaria , para reconocer el arduo trabajo del personal en la oficina. La festividad se puso de moda y durante la cuarta semana de abril ahora se celebra en oficinas de todo el mundo. Ha sido rebautizada como " Semana de los Profesionales Administrativos " para resaltar la mayor responsabilidad de la secretaria actual y otros trabajadores administrativos, y para evitar vergüenza a quienes creen que "secretaria" se refiere sólo a mujeres o trabajadores no calificados.

Empleo contemporáneo

En una empresa, muchas descripciones de puestos se superponen. Sin embargo, aunque asistente administrativo es un término genérico, que no implica necesariamente trabajar directamente para un superior, una secretaria suele ser la persona clave para todas las tareas administrativas y, a menudo, se la denomina "guardián de la puerta". Otros títulos que describen trabajos similares o superpuestos a los de la secretaria tradicional son Coordinador de oficina, Asistente ejecutivo, Gerente de oficina y Profesional administrativo.

  • En el nivel más básico, una secretaria suele ser un mecanógrafo con una pequeña cantidad de funciones administrativas. Es esencial un buen dominio del idioma de oficina predominante y la capacidad de mecanografiar . En los grados superiores y con más experiencia, comienzan a asumir roles adicionales y dedican más tiempo a mantener archivos físicos y electrónicos, ocuparse del correo, fotocopiar, enviar correos electrónicos a los clientes, pedir material de oficina y contestar teléfonos.
  • Es posible que se requiera un asistente ejecutivo más capacitado para mecanografiar a alta velocidad utilizando idiomas técnicos o extranjeros, organizar diarios, itinerarios y reuniones y realizar tareas administrativas que pueden incluir contabilidad . Una secretaria / asistente ejecutiva también puede controlar el acceso a un gerente, convirtiéndose así en una ayudante influyente y confiable. Los asistentes ejecutivos están disponibles para contactar durante las horas libres mediante nuevos métodos de comunicación electrónica para consultas. Los secretarios especializados en el nivel superior también incluyen a los secretarios médicos y legales / asistentes personales.
  • La mayor diferencia entre una secretaria generalizada y los asistentes ejecutivos capacitados es que se requiere que el asistente ejecutivo pueda interactuar ampliamente con el público en general, proveedores, clientes y cualquier otra persona o grupo con el que el ejecutivo sea responsable de interactuar. A medida que aumenta el nivel con el que interactúa el ejecutivo, también aumenta el nivel de habilidad requerido en el asistente ejecutivo que trabaja con el ejecutivo. Los asistentes ejecutivos que trabajan con funcionarios corporativos deben ser capaces de emular el estilo, la filosofía corporativa y la personalidad corporativa del ejecutivo para el que trabajan. En el lugar de trabajo moderno, el avance de los asistentes ejecutivos depende del éxito del ejecutivo y de la capacidad de ambos para hacer que el desempeño laboral del equipo sea fluido, mientras que la evaluación del lugar de trabajo refleja el desempeño del secretario ejecutivo de cada uno por ahora.

Debe distinguirse del secretario de la empresa , un cargo de alto nivel dentro de una empresa responsable del cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios.

Capacitación

En los Estados Unidos, se necesita una variedad de habilidades y adaptabilidad a nuevas situaciones. Como tal, a menudo se prefiere un título de cuatro años y un título de dos años suele ser un requisito. Otra opción es obtener una certificación profesional de una asociación nacional.

Asistente Ejecutiva

Civil

El trabajo de un asistente ejecutivo (a veces llamado asistente de dirección) difiere mucho del de un asistente administrativo. En muchas organizaciones, un asistente ejecutivo es un puesto de alto rango en la jerarquía administrativa. Asistentes ejecutivos trabajan para un oficial de la empresa o el ejecutivo (en ambos privados y públicos instituciones), y poseen la autoridad para tomar decisiones cruciales que afectan a la dirección de dichas organizaciones. Como tal, los asistentes ejecutivos juegan un papel en la toma de decisiones y el establecimiento de políticas. El asistente ejecutivo realiza las funciones habituales de administrar la correspondencia, preparar la investigación y la comunicación, a menudo con uno o más asistentes administrativos o asistentes de programación que le reportan. El asistente ejecutivo también actúa como "guardián", entendiendo en diversos grados los requisitos del ejecutivo y con la capacidad a través de este entendimiento para decidir qué eventos, reuniones, teleconferencias o correos electrónicos programados son los más apropiados para la asignación de las funciones del ejecutivo. tiempo.

Un asistente ejecutivo puede, de vez en cuando, actuar como apoderado de los ejecutivos, representándolo en reuniones o comunicaciones y gestión de proyectos, la producción de informes u otros entregables en ausencia del ejecutivo. Un asistente ejecutivo se diferencia de un asistente administrativo (un trabajo que a menudo forma parte de la trayectoria profesional de un asistente ejecutivo) en que se espera que posea un mayor grado de perspicacia para los negocios, sea capaz de gestionar proyectos y tenga la capacidad influir en otros en nombre del ejecutivo. En el pasado, los asistentes ejecutivos debían tener un diploma de escuela secundaria , pero cada vez más trabajos requieren una licenciatura .

Militar

En el Departamento de Defensa de Estados Unidos , el título de asistente militar (MA) o un asistente ejecutivo (EA) por lo general se lleva a cabo por el Ejército, la Fuerza Aérea y la Infantería de Marina coroneles , tenientes coroneles y mayores mayores y la Marina capitanes , comandantes y altos comandantes tenientes que están en apoyo directo del Secretario de Defensa , el Subsecretario de Defensa y otros funcionarios de defensa civil hasta el nivel de un Subsecretario de Defensa adjunto , así como oficiales generales o oficiales de bandera .

El Secretario de Defensa también tiene un teniente general o vicealmirante como su asistente militar superior.

Al igual que sus homólogos civiles, los EA también son un recurso en la toma de decisiones, el establecimiento de políticas y tendrán la supervisión de liderazgo de todo el personal militar y civil que apoya al funcionario civil, al oficial general o al oficial de bandera. Los EA son a menudo intercambiables con otros oficiales militares superiores de rango equivalente que tienen el título de jefe de personal en otras organizaciones de servicio encabezadas por un oficial de bandera o un oficial general. En el caso de comandos de combate unificados y comandos principales de servicio, el Jefe de Estado Mayor es a menudo un oficial general o un oficial de bandera, generalmente en el nivel de 1 estrella o 2 estrellas, pero no debe confundirse con el Oficiales de 4 estrellas que ostentan el título de Jefe de Estado Mayor del Ejército o Jefe de Estado Mayor de la Fuerza Aérea .

Ver también

Referencias

Otras lecturas

enlaces externos