Correo interno - Internal mail

Casillas de mensajes en forma de casillero en la Universidad de Stanford, California, EE. UU.

En una organización grande con muchos empleados, con frecuencia existe un sistema de correo interno . La sala de correos clasifica el correo entrante y el 'cartero' lo lleva en un carrito a los distintos casilleros y lo lleva directamente a los escritorios de otros colegas.

Sala de correo

Artículo principal: Sala de correo

Este es el nombre del departamento o la sala donde se clasifica el correo internamente dentro de una organización grande. Sala de correo es utilizado principalmente por empresas estadounidenses y cuarto mensaje por empresas británicas y organizaciones (por ejemplo, hospitales y universidades.)

Distribución central

Aquí es donde se entregan y distribuyen los bienes en lugar de las cartas. Los paquetes pequeños y las cartas a granel (por ejemplo, bolsas de correo) se enviarían a la sala de correo. Las mercancías suelen ser pesadas y voluminosas y pueden requerir una manipulación especializada (p. Ej., Frágiles), equipos de elevación (carretillas elevadoras para palés) y dispositivos de transporte (carretillas de saco, carros motorizados, furgonetas y plataformas) y, por lo tanto, rara vez se manipulan en la sala de correo.

Correo interno

Este es el nombre del correo que se envía y recibe entre empleados y departamentos. El correo interno a menudo utilizará un sobre especial que se puede reutilizar. Es común que tengan muchas casillas de direcciones que se usan en orden. La casilla más reciente es la dirección de entrega actual.

  1. Un empleado con un escritorio coloca el correo en su bandeja de salida.
  2. Un empleado sin escritorio coloca el correo en el casillero para el destinatario del correo o el que está marcado como correo interno.
  3. El empleado de la sala de correos recoge el correo de la bandeja de salida de cada escritorio y también del casillero de correo interno de cada departamento.
  4. El trabajador de la sala de correos envía el correo por departamento utilizando las carteras de su carrito.
  5. El trabajador de la sala de correos visita todos los departamentos
  6. El correo se coloca en la bandeja de entrada del empleado previsto o en su casillero.

Correo externo

Este es el nombre que se usa para describir el correo que proviene o va a otra organización.

Correo saliente

  1. Un empleado con un escritorio coloca el correo en su bandeja de salida o en el casillero marcado como correo externo.
  2. El cartero recoge el correo de la bandeja de salida y recoge el correo de los casilleros departamentales marcados como correo externo.
  3. El cartero coloca el correo externo en la billetera de correo externo de su carrito.
  4. El cartero visita la sala de correo
  5. El correo externo se pasa al administrador de correos u otro empleado de correo
  6. El correo es pesado, sellado, franqueado, etc. y es recogido por el servicio postal nacional.

Correo entrante

  1. El servicio de correo nacional entrega el correo una o más veces al día.
  2. El administrador de correos o un empleado de correo clasifica el correo por departamento.
  3. El cartero recoge el correo de la sala de correo y lo coloca en la billetera departamental correspondiente en su carrito.
  4. El cartero visita todos los departamentos.
  5. El correo se entrega en el escritorio del empleado o en su casillero.

Encasillar

Artículo principal: cuadro de mensaje de casillero

Este es el sistema departamental de entrega de correo para empleados que no tienen escritorio.

Bandejas de cartas

Aquí es donde se entrega o se recibe el correo cuando un empleado tiene un escritorio. Cada escritorio tiene un mínimo de tres bandejas de cartas etiquetadas, entrada, salida y pendiente. La bandeja de entrada es donde se recibe el correo. La bandeja de salida es el correo que está esperando ser recogido. La bandeja pendiente es para documentos en los que no se puede trabajar en este momento porque se requiere la entrada de otra persona o las solicitudes son de baja prioridad. A veces se utilizan bandejas adicionales para enviar, archivar, dictar, etc. de acuerdo con las necesidades de la persona u organización.

Administrador de correos

Artículo principal: Postmaster

Esta persona suele trabajar de forma independiente y es responsable del correo entrante y saliente de una empresa. Están a cargo de la sala de correo y de todos los empleados que trabajan allí.

Empleado de la sala del correo

Una persona que trabaja en una sala de correo se conoce como empleado de la sala de correo , operador de la sala de correo u operador de la sala de correos . Un empleado de la sala de correo se ocupa de la preparación de productos empaquetados, cartas y otro tipo de correo para su envío por la oficina de correos local o por un servicio de envío independiente. El trabajo de un empleado de la sala de correo puede ser en una empresa privada , una agencia gubernamental , un grupo sin fines de lucro o una operación militar . En algunas empresas pequeñas, los casilleros se encuentran en el área de recepción por lo que la recepcionista puede asumir este rol.

Cartero

Mailboy es un nombre tradicional estadounidense para el empleado de la sala de correo que recoge y entrega el correo dentro de una gran organización. Un 'cartero' entrega el correo para otros empleados en diferentes departamentos utilizando un carro de correo o un carro que a menudo clasifica sobre la marcha utilizando las bolsas o carteras que forman parte del carro. Por lo general, es el más joven de los roles y muchos empleados comienzan aquí para que puedan familiarizarse con toda la organización, conocer a todos rápidamente y luego decidir en qué parte de la organización les gustaría capacitarse y trabajar. En el lugar de trabajo moderno, es un papel adecuado para personas con dificultades de aprendizaje y ayuda a una organización a cumplir con las cuotas legislativas. Con frecuencia se utiliza un carro con muchas ranuras para que la clasificación pueda tener lugar mientras el carro realiza sus rondas, lo que reduce la cantidad de correo que debe clasificarse en la sala de correo.

¡Tráeme la cabeza de Willy el cartero! es el título de unlibro de Dilbert y contiene mucho humor sobre la vida de la oficina moderna a través de los ojos de un ingeniero informático.

Sistemas automatizados

Algunas empresas utilizan un sistema automatizado para ayudar con el correo. Las pistas que recorren el edificio llevan el correo entre la sala de correo y las salas de correo departamentales o las áreas de recepción. El correo y los paquetes pequeños se colocan en "camiones" o "trollies" que se programan con el destino.

Ver también

Referencias