Software de gestión de contratos - Contract management software
El software de gestión de contratos es la gama de programas informáticos, bibliotecas y datos que se utilizan para respaldar la gestión de contratos , la gestión del ciclo de vida de los contratos y la gestión de contratistas en proyectos. Se puede utilizar con software de gestión de proyectos .
Ventajas y funciones clave
La mayoría de los proyectos sofisticados que involucran a contratistas ahora utilizan software de gestión de contratos en lugar de depender de la gestión manual de contratos en papel. Se ha convertido en una herramienta esencial para realizar un seguimiento de múltiples actividades con implicaciones de costos y puede ser especialmente útil para automatizar la administración, garantizar el cumplimiento, monitorear el riesgo, ejecutar informes y activar alertas. Además de este tipo de funciones, los sistemas de software de gestión de contratos proporcionan un repositorio centralizado para que los empleados accedan rápidamente a todos los contratos en todo el mundo en un solo lugar. Tener contratos almacenados en múltiples ubicaciones puede retrasar e interrumpir el proceso de contratación.
El software de gestión de contratos lo producen muchas empresas, que trabajan en una variedad de escalas y ofrecen diversos grados de personalización. Las funciones básicas deben incluir la capacidad de almacenar documentos contractuales, realizar un seguimiento de los cambios en los documentos contractuales, buscar documentos para un criterio en particular, enviar alertas de fechas clave y reportar aspectos requeridos del contrato. Otras funciones incluyen la gestión de una nueva solicitud de contrato, la captura de datos relacionados, el seguimiento de un documento a través de un proceso de revisión y aprobación y la recopilación de firmas digitales .
El software de gestión de contratos también puede ser una ayuda para la gestión de la cartera de proyectos y el análisis de gastos , y también puede supervisar los KPI . El software de gestión de contratos líder proporciona visibilidad, supervisión y cumplimiento de contratos para automatizar y agilizar el proceso del ciclo de vida del contrato .
Un repositorio centralizado proporciona una ventaja crítica que permite almacenar todos los documentos del contrato en un solo lugar. Tener contratos almacenados en múltiples ubicaciones puede retrasar e interrumpir el proceso de contratación.
Software de gestión de riesgos de contratos (CRMS) para proyectos de capital
Las empresas muy grandes, como los proyectos de gastos de capital (capex), involucran a múltiples partes y tienen un alto riesgo e incertidumbre. A diferencia de los contratos operativos tradicionales, están sujetos a plazos compartidos en situaciones únicas. A medida que aumenta la complejidad de estos proyectos únicos, las relaciones entre las partes se vuelven más importantes. Esto requiere que el software de gestión de contratos o el software de gestión de riesgos de contratos (CRMS) sea más dinámico y receptivo.
Los términos de estos contratos de gasto de capital implican necesariamente supuestos al inicio del proceso y es probable que cambien durante el ciclo de vida del proyecto . Por esta razón, CRMS debe ser capaz de registrar una sola instancia de los cambios acordados en los términos del contrato e incorporar estos cambios de una manera auditable y legalmente sólida. Con múltiples tomadores de decisiones involucrados, CRMS también debería hacer que la responsabilidad sea más transparente y permitir decisiones más rápidas sobre las propuestas de variación.
Gestión de contratos como parte del cumplimiento del RGPD de la UE
El RGPD requiere un esfuerzo adicional en lo que respecta a la gestión de contratos. Cada entidad responsable de los datos está obligada a firmar acuerdos de tratamiento de datos (DPA) con los distintos proveedores, que tratan los datos personales en nombre del responsable de los datos. Los DPA deben controlarse, ajustarse y renovarse con regularidad, lo que agrega un acuerdo adicional a dichos proveedores o al menos un apéndice de DPA adicional a cada acuerdo.