Herramienta de colaboración - Collaboration tool
Una herramienta de colaboración ayuda a las personas a colaborar . El propósito de una herramienta de colaboración es ayudar a un grupo de dos o más personas a lograr una meta u objetivo común. Las herramientas de colaboración pueden ser de naturaleza no tecnológica, como papel , rotafolios , notas adhesivas o pizarrones . También pueden incluir herramientas de software y aplicaciones como software colaborativo .
Herramientas de colaboración antes de la Web 2.0
La primera idea de usar computadoras para trabajar juntos se formó en 1945 cuando Vannevar Bush compartió sus pensamientos sobre un sistema que llamó " memex " en su artículo " As We May Think ". Un sistema que almacena libros, registros y comunicaciones de un individuo y los pone a disposición en cualquier momento. En esta etapa lo llamó " un complemento ampliado de su memoria" .
Automatización de oficinas informatizada
En 1968, el Dr. JCR Licklider , director de la Agencia de Proyectos de Investigación Avanzada de Defensa de los Estados Unidos (DARPA), relacionó los sistemas informáticos con la comunicación y la forma potencial de trabajar juntos cuando no estaban en el mismo lugar . En su artículo “La computadora como dispositivo de comunicación” , visualizó la idea de que debería haber una forma de “ facilitar la comunicación entre las personas sin reunirlas en un solo lugar” , lo que eventualmente llevó a ARPANET , sistemas comerciales de tiempo compartido y finalmente el Internet .
Cuando se inventó la microcomputadora en 1970, todos aprendieron sobre la automatización de oficinas , lo que llevó al primer software colaborativo llamado Electronic Information Exchange System (EIES) que permitió realizar encuestas, respuestas en cadena y enfoques estructurados en grupo. En 1991, al educador CA Ellis se le ocurrió la definición del término " groupware " como " sistemas basados en computadora que apoyan a grupos de personas que participan en una tarea (u objetivo) común y que proporcionan una interfaz a un entorno compartido" . Paul Wilson luego dio forma al término “ Trabajo cooperativo asistido por computadora (CSCW). Lo describió como “ un término genérico que combina la comprensión de la forma en que las personas trabajan en grupos con las tecnologías habilitadoras de las redes informáticas y el hardware, software, servicios y técnicas asociados ”.
Esto sentó las bases para seguir desarrollando las ideas del software colaborativo y, en la década de 1990 , se inventaron Lotus Notes , Microsoft Exchange Server y Outlook . En 2002, en el Social Software Summit, Clay Shirky introdujo la frase " software social " como un "software que apoya la interacción grupal".
Tipos principales
Se pueden utilizar tres aspectos de la colaboración: comunicación, coordinación y cooperación para categorizar las herramientas de colaboración.
Comunicación
Las herramientas de comunicación brindan intercambio de información entre individuos:
La invención del correo electrónico como herramienta de colaboración cambió la forma en que solíamos comunicarnos en el lugar de trabajo. Es el método más fácil de establecer contacto dentro de una organización y está bien establecido. Especialmente para organizar la correspondencia diaria, el correo electrónico puede llegar a varias personas con un solo clic.
Si bien el correo electrónico sigue siendo la herramienta más utilizada en la colaboración comunicativa, no es muy eficiente a gran escala y parecen imponerse otras formas de comunicación. Además de su flexibilidad, no es muy bueno para conversaciones grupales, ya que crecen demasiado rápido. No hay forma de estar seguro de que una persona tiene la última versión de un documento que se le ha enviado y es imposible rastrear siempre a través de su correo electrónico qué tareas deben realizarse y en qué fecha límite. Como afirma Cisco en su Blog de Cisco sobre el "Futuro del correo electrónico", los correos electrónicos "mejorarán la productividad al organizar sus datos por usted" y tratarán de brindar más transparencia en su trabajo con el correo electrónico.
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El correo de voz como herramienta de colaboración está cada vez más integrado en servicios como Google Voice . Como se señaló en un escenario futuro de IBM, la función del correo de voz podría ser la de lo que es el correo electrónico para nosotros hoy.
Mensajería instantánea (MI)
A través de la mensajería instantánea como herramienta de colaboración, podemos llegar a las personas dentro de una organización en tiempo real. En el futuro, la mensajería instantánea ya no es un software independiente , sino que está muy bien integrado en soluciones más grandes como la comunicación unificada .
VoIP (voz sobre IP) / videollamada
La voz sobre IP como herramienta de colaboración ha ganado rápidamente popularidad entre las empresas y forma parte de su cartera de comunicaciones. Como señala un informe de Eclipse Telecom, la VoIP se está moviendo hacia el estado para reemplazar totalmente nuestros teléfonos en nuestras oficinas y también integrarse en los entornos de servicios de colaboración existentes.
Coordinación
La coordinación se define como "la alineación o el ajuste deliberado y ordenado de las acciones de los socios para lograr metas determinadas de manera conjunta". Las herramientas de colaboración que respaldan esto son las que permiten a una persona configurar actividades grupales, horarios y entregables.
Calendarios en línea
Los calendarios en línea son parte del comportamiento profesional en el trabajo y están completamente integrados en otros sistemas. Como explica un artículo de investigación de la Universidad de Bath, los calendarios en línea podrían estar estrechamente vinculados en el futuro con otros datos como las redes sociales y tener un efecto aún mayor.
Rastreadores de tiempo
Los rastreadores de tiempo se utilizan especialmente para medir el desempeño de los empleados. Su efecto sobre la productividad se discute como controvertido.
Hojas de cálculo
Las hojas de cálculo son como correos electrónicos muy populares dentro del entorno corporativo y como una herramienta de colaboración esencial para el análisis o el modelado financiero. Aunque son muy populares, varios estudios descubrieron que muchas hojas de cálculo contienen datos inexactos y, por lo tanto, son ineficientes.
Cooperación
Las herramientas de cooperación permiten a los grupos tener discusiones en tiempo real y dar forma a una idea o pensamiento juntos. Las tendencias en términos de colaboración apuntan a ayudar a mantener la "idea principal" dentro de las grandes organizaciones y hacer visibles las conexiones. También la idea de incorporar a la organización a personas que no están trabajando en una empresa de forma regular y hacer uso de sus conocimientos.
Videoconferencia
En la mayoría de los casos, la videoconferencia es parte de la estrategia general de comunicación y colaboración de las organizaciones. Especialmente ahora, cuando todos los servicios están basados en la nube y, por lo tanto, los costos de implementación se volvieron más asequibles. La visión a largo plazo de las videoconferencias radica en el uso correcto de la potencia de procesamiento de la computadora, el almacenamiento de datos o las velocidades del ancho de banda móvil para disminuir aún más los obstáculos de la colaboración.
Teleconferencia IM
Acercar equipos, reuniones o eventos lo más cerca posible es lo que quieren hacer las soluciones de teleconferencia. Aparte de los entornos empresariales, la teleconferencia se utiliza actualmente en una variedad de campos, como la telemedicina , donde contribuyen enormemente a la eficiencia y la productividad, ya que la distancia y el tiempo son factores limitados.
Clasificación basada en dimensiones
Herramientas de colaboración asincrónica
Una herramienta de colaboración es asincrónica cuando sus usuarios colaboran en un momento diferente:
Correo electrónico , listas de correo y grupos de noticias
El correo electrónico es la herramienta de colaboración asíncrona más conocida y la más utilizada: ofrece funciones intuitivas para reenviar mensajes, crear grupos de correo y adjuntar documentos. Además, la información puede ordenarse cronológicamente y asignarse automáticamente a tareas o eventos del calendario.
Calendario grupal
A través de calendarios grupales se pueden programar reuniones, gestionar proyectos y coordinar personas. Es una gran herramienta para ayudar a una persona a pasar por alto sus entregables y plazos. Un calendario grupal incluye funciones como la detección de horarios en conflicto con otras personas en un equipo u organización o la coordinación de horarios de reuniones que se adapten a todos en un equipo. Además de los efectos positivos del calendario grupal, también existe controversia sobre la privacidad y el control que pueden influir en la productividad de una persona.
Sistemas de flujo de trabajo
Con los sistemas de flujo de trabajo, los archivos o documentos se pueden comunicar a la organización siguiendo un proceso estricto y organizado. Brindan servicios de enrutamiento, desarrollo de formularios y soporte para roles. Como los sistemas de flujo de trabajo actuales se controlan desde un punto, las personas dentro de una organización normalmente no tienen permiso para administrar sus propios procesos hasta ahora; esto debe cambiarse implementando herramientas de planificación colaborativa en los sistemas de flujo de trabajo actuales.
Hipertexto
La tecnología de hipertexto conecta nuestros archivos entre sí y se asegura de que siempre tengamos la última versión disponible. Cuando las personas trabajan en diferentes documentos, el sistema actualiza automáticamente la información de otras personas.
Herramientas de colaboración sincrónica
Una herramienta de colaboración es sincrónica cuando sus usuarios colaboran al mismo tiempo:
Las pizarras blancas compartidas brindan a sus usuarios la capacidad de trabajar de manera eficiente en una tarea a través de una plataforma basada en la web. Se pueden utilizar para discusiones informales y también para comunicaciones que necesitan estructura, implican dibujos o, en general, son más sofisticadas. Esto también puede ser muy útil para realizar aulas virtuales .
Sistemas de comunicación por video
Los sistemas de comunicación por video ofrecen llamadas bidireccionales o multidireccionales con una transmisión de video en vivo. Se puede comparar mejor con un sistema telefónico con un elemento visual adicional.
Sistemas de chat
Los sistemas de chat permiten a las personas escribir y enviar mensajes en tiempo real. Por lo general, están estructurados en salas de chat que muestran nombres de usuario, número de personas, ubicación, tema de discusión y más.
Sistemas de Soporte a la Decisión
Los sistemas de apoyo a las decisiones apoyan a los grupos para gestionar el proceso de toma de decisiones. Le dan a la gente la posibilidad de intercambiar ideas, analizar sus ideas e incluso se utilizan para votar. La toma de decisiones se está convirtiendo cada vez más en una función central del trabajo moderno. Según estudios, el 50% de las decisiones organizativas fracasan.
Videojuegos multijugador
Los juegos de computadora son un buen ejemplo de cómo podría verse una situación de múltiples usuarios en el futuro. Se desarrollan y amplían constantemente con funciones como sistemas de chat y video.
Herramientas de colaboración en línea
Las herramientas de colaboración online son aplicaciones basadas en web que ofrecen servicios básicos como mensajería instantánea para grupos, mecanismos para compartir archivos y buscadores colaborativos (CSE) para encontrar información distribuida dentro del sistema de la organización, comunidad o equipo. Además, la funcionalidad a veces se amplía aún más proporcionando, por ejemplo , calendarios en línea integrados , pizarras blancas en línea compartidas para organizar tareas e ideas o integraciones de teleconferencias por Internet . El enfoque de las herramientas de colaboración en línea varía de simple a complejo, económico a costoso, instalado localmente a alojado de forma remota y de código comercial a código abierto .
Fondo
Todos los días se inventan nuevos gadgets y dispositivos con el objetivo de facilitar nuestro trabajo diario. Actualmente, las herramientas de colaboración en línea intentan abordar problemas como estos:
- 'El 38% del tiempo de los empleados se pierde duplicando el trabajo y el 58% de las personas pierden una hora al día buscando información'.
- 'Se dedican 28 horas a la semana a redactar correos electrónicos, buscar información y colaborar internamente'.
- "El 59% de los gerentes pierden información vital porque no pueden encontrarla o nunca la ven".
- "Los ejecutivos desperdician seis semanas al año en busca de documentos perdidos".
Estos aspectos señalan que el problema al que nos enfrentamos no es un problema tecnológico, se trata de personas y sus interacciones. Si bien la tecnología realmente nos ayuda en este sentido, la clave para solucionar estos problemas se puede encontrar en la forma en que utilizamos estas herramientas. Si bien las herramientas de videoconferencia como Skype o FaceTime nos conectan con todos, no siempre nos brindan toda la información contextual. Lo que vemos puede no ser la realidad, ya que puede haber otras personas en la sala de las que uno no conoce mientras habla por Skype con sus colegas en el trabajo. Más conectividad también permite más interrupciones: una persona puede trabajar desde casa pero siempre es interrumpida por sus vecinos o la cortadora de césped. Es por ello que el futuro de las herramientas de colaboración busca modelos que permitan a las empresas colaborar de forma focalizada y estructurada. Una de esas aplicaciones es la empresa finlandesa Fingertip Ltd, que permite a las empresas facilitar la colaboración y la toma de decisiones.
Evolución
Desde soluciones de comunicación simples hasta Comunicaciones Unificadas (UC)
La forma en que nos comunicamos entre nosotros cambia constantemente e interrumpe nuestro entorno laboral. En 1971, el programador Ray Tomlinson envió el primer mensaje entre dos computadoras. Ocho años después , Usenet , un foro en línea de múltiples redes, cambió la forma en que intercambiamos información. Con IRC en 1986, la mensajería instantánea y el chat grupal se volvieron accesibles para usuarios no técnicos por primera vez y después del lanzamiento de AOL / AIM en 1992 ya nos enfrentamos a la primera comunidad global. La invención de Wikipedia en 2001 y varias redes sociales ( MySpace , Linkedin y Facebook ) forma una comunidad que está conectada al mundo digital, orientada globalmente y dispuesta a utilizar herramientas de colaboración no solo para la interacción social, sino para mejorar la eficiencia en el lugar de trabajo. .
De lo local a lo global: las necesidades de una fuerza laboral global
Además de mejorar nuestra eficiencia, las herramientas de colaboración en línea enfrentan el cambio en el que las organizaciones operan a nivel mundial y la aplicación del trabajo flexible se vuelve aún más importante. Los entornos de trabajo colaborativos son uno de los motores de la globalización corporativa, ya que ofrecen nuevas oportunidades de negocio a través de la innovación y ayudan y permiten recopilar conocimientos de todo el mundo. Especialmente las PYME y las grandes organizaciones son capaces de hacer negocios a escala global usándolas. Desde 1950, la intensidad de la colaboración ha aumentado enormemente, el flujo de información se ha vuelto más rápido y las habilidades necesarias para realizar el trabajo se han incrementado dramáticamente. Por lo tanto, las herramientas de colaboración en línea permiten a las empresas sobrevivir en sus industrias de orientación global.
IBM llevó a cabo un estudio con los CIO de las organizaciones para averiguar qué tendencias afectarán más a los negocios en 2010, y planteó seis puntos principales:
- La internet participativa
- Cambiando la demografía de la fuerza laboral
- El auge del software como servicio
- La virtualización de datos y dispositivos.
- Aumento de la simplicidad del diseño y uso de la tecnología.
Todos estos puntos enfatizan la importancia de la colaboración y definen ciertos requisitos para el futuro de las herramientas de colaboración en línea con el fin de permitir de manera consistente una amplia colaboración empresarial. Las herramientas de colaboración en línea, como los sitios web de redes sociales y las conferencias web, están demostrando lo rápido que está cambiando el entorno: “para 2010, el trabajador asalariado promedio participará activamente en al menos cinco equipos ad hoc diferentes simultáneamente”.
Al preguntar a los participantes del “The New Global Study”, un informe elaborado por la Comisión Europea en 2009, sobre los beneficios de la colaboración en línea, los siguientes tres puntos fueron los más mencionados:
- Apoya la coordinación dentro de un equipo (73% de los encuestados)
- Apoya el conocimiento y el aprendizaje (69%)
- Permite que los miembros del equipo dispersos sean una mejor parte dentro del equipo.
Ver también
- Lista de software colaborativo
- Software colaborativo
- Colaboración en la nube
- Colaboración de documentos
- Colaboración masiva
- Gestión colaborativa de proyectos
- Colaboración virtual