Ciencia de archivo - Archival science

La ciencia de los archivos , o estudios de archivos , es el estudio y la teoría de la construcción y conservación de archivos , que son colecciones de documentos, grabaciones y dispositivos de almacenamiento de datos .

Para construir y curar un archivo, uno debe adquirir y evaluar materiales grabados y poder acceder a ellos más tarde. Con este fin, la ciencia archivística busca mejorar los métodos para evaluar , almacenar, preservar y catalogar materiales grabados.

Un registro de archivo conserva los datos que no están destinados a cambiar. Para que sean valiosos para la sociedad, los archivos deben ser dignos de confianza. Por lo tanto, un archivero tiene la responsabilidad de autenticar los materiales de archivo, como documentos históricos , y de garantizar su confiabilidad, integridad y usabilidad. Los registros de archivo deben ser lo que dicen ser; representar con precisión la actividad para la que fueron creados; presentar una imagen coherente a través de una variedad de contenido; y estar en condiciones de uso en un lugar accesible.

Un curador de archivos se llama archivero ; la conservación de un archivo se denomina administración de archivo .

Fondo

Historia

Los primeros manuales de archivo: Jacob von Rammingen, Von der Registratur (1571), Baldassare Bonifacio, De Archivis (1632).

La ciencia archivística surgió de la diplomática , el análisis crítico de documentos .

En 1540, Jacob von Rammingen (1510-1582) escribió el manuscrito del manual de archivo más antiguo conocido. Era un experto en registros ( Registraturen ), la palabra alemana para lo que luego se conocería como archivos .

Rammingen elaboró un registro para el ayuntamiento de Augsburgo . Sin embargo, como no pudo asistir a la reunión del consejo, describió por escrito la estructura y gestión de los archivos. Aunque este no es el primer trabajo sobre ciencia de archivos (el propio Rammingen se refiere a la literatura anterior sobre el mantenimiento de registros), los manuales anteriores generalmente no se publicaron. La ciencia de los archivos no tuvo un comienzo formal. El manual de Jacob von Rammingen se imprimió en Heidelberg en 1571.

Tradicionalmente, la ciencia de archivos ha involucrado el estudio de métodos para preservar artículos en instalaciones de almacenamiento con clima controlado. También es el estudio de catalogación y accesión , de recuperación y manipulación segura. El advenimiento de los documentos digitales junto con el desarrollo de bases de datos electrónicas ha hecho que el campo reevalúe sus medios y fines. Aunque generalmente se asocia con museos y bibliotecas , el campo también puede pertenecer a personas que mantienen colecciones privadas o archivos comerciales. La ciencia de archivo se enseña en colegios y universidades, generalmente bajo el paraguas de la ciencia de la información o junto con un programa de historia.

Una lista de pensadores fundamentales en los estudios de archivos podría incluir: el archivero estadounidense Theodore Schellenberg y el archivero británico Sir Hilary Jenkinson . Algunos pensadores archivísticos importantes del siglo pasado incluyen: el archivero y académico canadiense Terry Cook , el archivista sudafricano Verne Harris , el archivero australiano Sue McKemmish , la facultad de UCLA y archivista Anne Gilliland , la facultad de la Universidad de Michigan y archivista Margaret Hedstrom , archivero estadounidense y el miembro de la facultad de la Universidad de Pittsburgh, Richard Cox, el académico italiano en archivos y el cuerpo docente de la Universidad de Columbia Británica, Luciana Duranti , y el académico estadounidense en museos y archivos, David Bearman.

Estudios críticos de archivos

En 2002, Archival Science publicó una serie de artículos que analizaban los sistemas de poder en la práctica archivística, que se convirtieron en parte de un nuevo movimiento de estudios archivísticos críticos. Este trabajo aplica la teoría crítica a la ciencia de los archivos, con temas que incluyen cómo las personas y las instituciones crean archivos que justifican y perpetúan la opresión. Los estudios críticos de archivos tienen el objetivo de crear prácticas de archivo que resistan el refuerzo de la opresión basada en la raza, la clase, el género, la sexualidad y la capacidad. Por ejemplo, este trabajo incluye la investigación de fallas en la documentación de actos racistas. Este trabajo ha influido en las humanidades digitales , que utiliza archivos, convirtiéndose en parte de la beca de humanidades digitales que también trabaja para resistir la opresión.

Los estudios de archivos han mostrado un resurgimiento del debate posterior a la custodia en relación con los archivos indígenas, comunitarios y de derechos humanos. Se ha indicado que las instituciones de archivos del norte global a menudo establecen asociaciones represivas con instituciones del sur global. Solo implicaría la transacción de material valioso del sur global y beneficiarse injustamente de ellos, aumentando la desigualdad. Los estudios archivísticos han proporcionado medidas para descolonizar la práctica archivística con el fin de desmantelar las implicaciones coloniales e imperialistas , especialmente con respecto a estas asociaciones poscustodia.

Michelle Caswell , una destacada académica y archivista, introdujo en sus estudios de archivo el término "aniquilación simbólica" para describir la tergiversación de las comunidades marginadas dentro de sus propios archivos. Esta ausencia también se puede encontrar en las políticas de archivo, así como en las prácticas de descripción y anotación. Por lo tanto, la preservación y el uso de un lenguaje y una descripción precisos de los archivos comunitarios es crucial para su accesibilidad e inclusión. Esto aseguraría la consideración de los valores de la comunidad descuidados y contribuiría a las discusiones críticas de archivo con respecto al silencio en la documentación histórica.

Tras las elecciones estadounidenses de 2016 , Caswell publicó un estudio en el que analizaba la forma en que se implanta el privilegio de los blancos en las instituciones de archivos. Se presentaron formas de desmantelar la supremacía blanca en la práctica de los archivos en las disciplinas de valoración, descripción, accesibilidad y educación. La teoría archivística crítica ha examinado el eurocentrismo dentro de la práctica archivística. Se describió que las instituciones de archivo tradicionales tienden a preservar y privilegiar los archivos en su mayoría blancos, una representación homogénea con una falta significativa de diversidad.

Estándares

No existe un conjunto universal de leyes o normas que gobierne la forma o misión de las instituciones de archivo. Las formas, funciones y mandatos de los programas e instituciones de archivo tienden a diferir según la ubicación geográfica y el idioma, la naturaleza de la sociedad en la que existen y los objetivos de quienes controlan los archivos. En cambio, los estándares actuales que se han proporcionado y se siguen más ampliamente, como el estándar ICA, el estándar ISO y el estándar DIRKS , actúan como pautas de trabajo para que los archivos sigan y se adapten de la manera que mejor se adapten a sus respectivas necesidades.

Tras la introducción de la tecnología informática en los repositorios de archivos, a partir de la década de 1970, los archiveros reconocieron cada vez más la necesidad de desarrollar estándares comunes para la práctica descriptiva, a fin de facilitar la difusión de información descriptiva de archivos. El estándar desarrollado por archiveros en Canadá, Rules for Archival Description , también conocido como RAD, se publicó por primera vez en 1990. Como estándar, RAD tiene como objetivo proporcionar a los archiveros una base coherente y común para la descripción de material de archivo dentro de un fondo , basado en sobre los principios tradicionales de archivo. Un estándar comparable utilizado en los Estados Unidos es Describing Archives: A Content Standard , también conocido como DACS. Estos estándares están establecidos para proporcionar a los archiveros las herramientas para describir y hacer que el material de archivo sea accesible al público.

Los metadatos comprenden datos contextuales pertenecientes a un registro o conjunto de registros. Con el fin de compilar metadatos de manera coherente, a fin de mejorar la capacidad de descubrimiento de los materiales de archivo para los usuarios, así como apoyar el cuidado y la preservación de los materiales por parte de la institución de archivo, los archiveros buscan estándares apropiados para varios tipos de metadatos para diferentes propósitos, incluyendo administración, descripción, preservación y almacenamiento y recuperación digital. Por ejemplo, los estándares comunes utilizados por los archiveros para estructurar metadatos descriptivos, que transmiten información como la forma, la extensión y el contenido de los materiales de archivo, incluyen la Catalogación de lectura mecánica (formato MARC), la Descripción de archivo codificada (EAD) y el núcleo de Dublín .

Procedencia en archivística

La procedencia en la ciencia de archivos se refiere al "origen o fuente de algo; información sobre el origen, la custodia y la propiedad de un artículo o colección". Como principio fundamental de los archivos, la procedencia se refiere a la persona, familia u organización que creó o recibió los elementos de una colección. En la práctica, la procedencia dicta que los registros de diferentes orígenes deben mantenerse separados para preservar su contexto. Como metodología, la procedencia se convierte en un medio para describir los registros a nivel de serie.

El principio de procedencia

La descripción de registros a nivel de serie para garantizar que los registros de diferentes orígenes se mantengan separados, proporcionó una alternativa a la catalogación de manuscritos a nivel de ítem. La práctica de la procedencia tiene dos conceptos principales: " respeto des fonds " y " orden original ". " Respect des fonds " surgió de la convicción de que los registros que ingresan a un archivo tienen una conexión esencial con la persona u oficina que los generó y utilizó; Los archiveros consideran que todos los registros que se originan en una unidad administrativa particular (ya sea anterior o existente) son una agrupación de archivos separada, o " fondos ", y buscan preservar y describir los registros en consecuencia, prestando especial atención a la evidencia de cómo fueron organizados y mantenidos en el momento de su creación. "Orden original", se refiere a mantener registros "lo más cerca posible en el mismo orden de clasificación obtenido en las oficinas de origen", otorga credibilidad adicional a los registros conservados ya sus " fondos " de origen . Los registros deben mantenerse en el mismo orden en que se colocaron en el curso de la actividad oficial de la agencia en cuestión; los registros no deben reorganizarse artificialmente. Es más probable que los registros mantenidos en su orden original revelen la naturaleza de las organizaciones que los crearon y, lo que es más importante, el orden de actividades del que surgieron.

Con frecuencia, las consideraciones prácticas de almacenamiento significan que es imposible mantener físicamente el orden original de los registros. En tales casos, sin embargo, el orden original aún debe respetarse intelectualmente en la estructura y disposición de las ayudas para la búsqueda .

Prácticas antes de la aparición de la procedencia

Después de la Revolución Francesa , surgió en la sociedad francesa una nueva apreciación por los registros históricos. Los registros comenzaron a "adquirir [e] la dignidad de monumentos nacionales", y su cuidado fue encomendado a estudiosos formados en bibliotecas . El énfasis estaba en la investigación histórica, y parecía obvio en ese momento que los registros deberían organizarse y catalogarse de una manera que "facilitara todo tipo de uso académico". Para apoyar la investigación, se establecieron colecciones sistemáticas artificiales, a menudo organizadas por tema, y los registros se catalogaron en estos esquemas. Con los documentos de archivo abordados desde una perspectiva bibliotecaria , los registros se organizaron de acuerdo con esquemas de clasificación y su contexto original de creación con frecuencia se perdía u oscurecía. Esta forma de disposición de archivos se conoce como la "tradición de los manuscritos históricos".

Aparición de procedencia

El principio de " respeto des fonds " y de "orden original" fue adoptado en Bélgica y Francia hacia 1840 y se extendió por toda Europa durante las décadas siguientes. Tras el auge de los archivos estatales en Francia y Prusia , el creciente volumen de registros modernos que ingresaban al archivo hizo imposible la adhesión a la tradición del manuscrito; no había suficientes recursos para organizar y clasificar cada registro. La procedencia recibió su expresión más aguda en el "Manual para la disposición y descripción de archivos", un texto holandés publicado en 1898 y escrito por tres archiveros holandeses, Samuel Muller, Johan Feith y Robert Fruin. Este texto proporcionó la primera descripción del principio de procedencia y argumentó que el "orden original" es un rasgo esencial de la disposición y descripción de los archivos.

Complementando el trabajo de los archiveros holandeses y apoyando el concepto de procedencia estaban los historiadores de la época. A través de la investigación asistida por clasificación basada en temas, los historiadores comenzaron a preocuparse por la objetividad en su material de origen. Para sus defensores, la procedencia proporcionó una alternativa objetiva a los esquemas de clasificación generalmente subjetivos tomados de la biblioteconomía . Los historiadores sintieron cada vez más que los registros deberían mantenerse en su orden original para reflejar mejor la actividad de la que surgieron.

Debates

Aunque el orden original es un principio generalmente aceptado, ha habido cierto debate en torno a esta teoría con respecto a los archivos personales . Se ha argumentado que el orden original no siempre es ideal para los archivos personales, ya que son mucho más complejos que los archivos organizativos. Sin embargo, otros prefieren permanecer leales al principio del orden original y sostienen que los registros personales se crean y mantienen por la misma razón que los archivos organizacionales y, por lo tanto, deben seguir los mismos principios.

Preservación en la ciencia archivística

Cajas de archivo en los archivos de la NASA.

La preservación , según la define la Sociedad de Archiveros Estadounidenses (SAA), es el acto de proteger los materiales del deterioro físico o la pérdida de información, idealmente de una manera no invasiva. El objetivo de la conservación es mantener la mayor originalidad posible manteniendo al mismo tiempo toda la información que ofrece el material. A esta técnica se aplican tanto principios científicos como prácticas profesionales para obtener la máxima eficacia. En un sentido de archivo, la preservación se refiere al cuidado de todos los agregados dentro de una colección. La conservación puede incluirse en esta práctica y, a menudo, estas dos definiciones se superponen.

Los inicios de la preservación

La preservación surgió con el establecimiento de los primeros archivos centrales. En 1789, durante la Revolución Francesa , se estableció el Archives Nationales y posteriormente, en 1794, se transformó en un archivo central. Este fue el primer archivo nacional independiente y su objetivo era preservar y almacenar documentos y registros como estaban. Esta tendencia ganó popularidad y pronto otros países comenzaron a establecer archivos nacionales por las mismas razones, para mantener y preservar sus registros a medida que fueron creados y recibidos.

El cambio cultural y científico también ayudó a generar la idea y la práctica de la preservación. A finales del siglo XVIII, se establecieron en Europa muchos museos, bibliotecas nacionales y archivos nacionales; asegurando así la preservación de su patrimonio cultural .

Preservación de archivos

La preservación, como la procedencia, se ocupa de la representación adecuada de los materiales de archivo. Los archiveros se preocupan principalmente por mantener el registro, junto con el contexto en el que se produjo, y hacer que esta información sea accesible para el usuario.

Tout ensemble es una definición relacionada con la preservación. Esta definición abarca la idea de contexto y la importancia de mantener el contexto. Cuando un registro se elimina de sus registros compañeros, pierde su significado. Para conservar un registro, debe conservarse en su totalidad original o, de lo contrario, puede perder su significado. Esta definición se relaciona con el principio de procedencia y respeto des fonds, ya que de manera similar enfatiza la idea del registro original.

Los metadatos son clave para la preservación del contexto dentro de la ciencia archivística. Los metadatos, según la definición de SAA, son "datos sobre datos". Estos datos pueden ayudar a los archiveros a localizar un registro específico o una variedad de registros dentro de una categoría determinada. Al asignar metadatos apropiados a registros o agregados de registros, el archivero preserva exitosamente la totalidad del registro y el contexto en el que fue creado. Esto permite una mejor accesibilidad y mejora la autenticidad del registro.

El mantenimiento físico es otra característica clave de la conservación. Existen muchas estrategias para preservar los archivos de manera adecuada; como reubicar artículos en contenedores libres de ácido, almacenar artículos en áreas con clima controlado y copiar artículos deteriorados. Estas técnicas de conservación deben realizarse con respecto a la procedencia.

Preservación digital

La preservación digital implica la implementación de políticas, estrategias y acciones para garantizar que los documentos digitalizados sigan siendo precisos y accesibles a lo largo del tiempo. Debido a las tecnologías emergentes, los archivos comenzaron a expandirse y requerían nuevas formas de preservación. Colecciones de archivos extendieron para incluir nuevos medios, como microfilm , archivos de audio , visualfiles , imágenes en movimiento , y documentos digitales. Muchos de estos nuevos tipos de soportes tienen una esperanza de vida más corta que el papel. Con el rápido avance de nuestra sociedad tecnológica, los viejos medios se están volviendo obsoletos. Por lo tanto, la migración de formatos antiguos a formatos nuevos es necesaria para la preservación de estos medios digitales para que puedan seguir siendo precisos y accesibles.

Los metadatos son una parte importante de la preservación digital, ya que preservan el contexto, el uso y la migración de un registro digital. De manera similar a la preservación tradicional, se requieren metadatos para preservar el contexto, la autenticidad y la accesibilidad de un registro.

Acceso a la información

Se puede acceder a los materiales preservados en archivos digitales especificando sus metadatos o mediante una búsqueda basada en el contenido, como la búsqueda de texto completo, cuando se utilizan enfoques dedicados a la recuperación de información . Por lo general, devuelven resultados clasificados en términos de su relevancia para las consultas de los usuarios. Los métodos de recuperación novedosos para archivos de documentos también pueden utilizar otros factores de clasificación, como la relevancia contemporánea y la analogía temporal o la medida de interés, para determinar la utilidad y relevancia de los resultados.

Asociaciones profesionales

Las asociaciones de archiveros profesionales buscan fomentar el estudio y el desarrollo profesional:

Asociaciones profesionales regionales

Las asociaciones regionales profesionales más pequeñas también brindan más desarrollo profesional local, como:

En 2002, la Society of American Archivists publicó las pautas para un programa de posgrado en estudios de archivos, pero a partir de 2007 estas pautas no han sido adoptadas por muchas universidades. Los profesionales de la ciencia de archivos pueden tener antecedentes académicos como bibliotecología , ciencias de la información , historia o museología .

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